BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi
dengan sesamanya melalui berbagai media komunikasi yang berbentuk media
elektronik dan non-elektronik. Media komunikasi non-elektronik yang lazim
dikenal masyarakat awam diantaranya adalah bahasa isyarat, surat menyurat,
surat kabar (koran), majalah dan tabloid. Sedangkan media komunikasi elektronik
saat ini diantaranya adalah media audio-visual (televisi), internet, telephone
dll.
Dalam dunia bisnis, baik yang skala kecil, menengah
maupun besar, orang-orang yang ada dalam organisasi bisnis (pelaku bisnis)
tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karenanya, bagi mereka
komunikasi merupakan faktror yang sangat penting bagi pencapaian tujuan tujuan
suatu komunikasi.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty
komunikasi merupakan suatu proses pertukaran informasi anatar individu melalui
suatu sistem yang biasa, baik dengan symbol-simbol, sinyal-sinyal, perilaku
maupun tindakan. Sementara komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi anatar
pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi anatar pribadi
merupakan bentuk komunikasi yang lazim
dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antar dua orang atau lebih untuk mencapai
tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi
yang dilakukan anatara dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya
yang berbeda. Secara sederhana yang di maksud dengan komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencangkup berbagai macam
komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal.
Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik
tentu saja disamping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, ia juga
harus mampu menggunakan berbagai macam alat media komunikasi yang ada untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien,
sehingga tujuan penyampaian pesan dapat tercapai.
Reputasi dan kredibilitas harus dibangun dalam dunia
bisnis agar kustomer merasa nyaman hingga memberikan kepercayaannya pada anda.
Terutama dalam hubungan bisnis jangka panjang dengan pekerja dan kustmer,
memiliki kepekaan profesionalisme akan menghadirkan banyak nilai positif.
Disinilah perlunya memainkan perna komunikasi bisnis.
Keberhasilan bisnis apapun tergantung pada
efektivitas komunikasi. Semakin efektif sebuah komunikasi, semakin postitif
nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi sesungguhnya diukur dari
seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan pembaca.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.1 Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain.
Komunikasi bisnis adalah pertukaran tukaran gagasan dan informasi yang memiliki
tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui
simbil-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis mencangkup berbagai macam bentuk
komunikasi baik komunikasi verbal maupun non-verbal.
Ø Komunikasi
Verbal
Komunikasi verbal merupakan alah satu bentuk
komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada
pihak lain melalui tulisan maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki
struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal,
misalnya:
·
Membuat dan mengirim surat teguran
kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
·
Membuat dan mengirim surat penawaran
harga barang kepada pihak lain.
·
Memberi informasi kepada pelanggan yang
meminta informasi tentang produk baru.
·
Berdiskusi dalam suatu tim kerja.
·
Melakukan presentasi proposal
pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji
·
Dan lainnya
Melalui komunikasi lisan maupun tulisan, diharapkan
orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Ø Komunikasi
Non-Verbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasara dalam
komunikasi bisnis adalah komunikasi non-verbal. Menurut teori antropologi,
sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakan
gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat alat untuk berkomunikasi
dengan orang lain. Contoh komunikasi non-verbal, misalnya:
·
Menggertakan gigi untuk menunjukan
kemarahan.
·
Mengerutkan dahi untuk menunjukan
seorang sedang berfikir.
·
Gambar pria atau wanita yang ditempelkan
pada pintu toilet untuk menunjukan kamar sesuai jenis kelaminnya.
·
Menganggukan kepala untuk menunjukan
tanda setuju atau mengerti.
·
Dan yang lainnya.
Pendek kata, dalam komunikasi non-verbal orang dapat
mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik
merasa senang, benci, marah dan lainnya.
2.1.2 Tujuan Komunikasi Bisnis
Tahap
pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga goodwill di
hadapan audience, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasinya.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang
jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
Secara
umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi (informing) dan
persuasi (persuading), serta melakukan kolaborasi (collaborating) dengan
audience. Setiap
presentasi harus menyelesaikan tujuan khusus. Untuk merumuskan tujuan ini,
tanyakan pada diri sendiri, apakah anda akan melakukan atau berpikir setelah
melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat
mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi
tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan. Berikut ini adalah beberapa
contoh tujuan umum dan khusus.
TUJUAN
UMUM
|
TUJUAN
KHUSUS
|
Memberi
informasi
|
Menyajikan
penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran.
|
Membujuk
|
Meyakinkan
manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan.
|
Kolaborasi
|
Membantu
departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi bebrapa anggota
baru.
|
2.1.3 Fungsi
Komunikasi Bisnis
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi,
yaitu:
1.
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik
dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi
dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya
dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu
organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk
membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi
di dalam organisasi.Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang
jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang
berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
·
Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan.Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk
memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi
kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.Namun demikian, sikap
bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
a.
Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
b.
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
c.
Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang
pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
d.
Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
·
Berkaitan dengan pesan atau message.Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh
untuk dilaksanakan.
3.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah.Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4.
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan
dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.Ada dua saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter,
buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga ataupun kegiatan darmawisata.Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
2.1.3 Efektivitas
Komunikasi Bisnis
Dalam
melakukan komunikasi ada kalanya hasil yang dicapai tidak sesuaidengan apa yang
diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang terjadi tidak efektif, sehingga
tidak mencapai sasaran dengan baik. Untuk dapat melakukan komunikasi yang
efektif diperlukan beberapa persyartan , antara lain : persepsi, ketepatan,
kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan/ keserasian.
a. Persepsi
Komunikator
harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat
diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audience akan membaca
atau menerima tanggapannya dengan benar. Audience sebagai penerima pesan, lalu
akan mengantisipasi reaksi komunikator (pengirim pesan) untuk menyusun pesan yang
diterima bagi diri mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari
kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
b.
Ketepatan
Audience
mempunyai suatu kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai
dengan kerangka pikir audience. Apabila hal tersebut diabaikan, maka yang
muncul adalah miscommunication.
c.
Kredibilitas
Dalam
komunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa
audience-audiencenya adalah orang-orang dapat dipercaya. Demikian juga
sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan
maksud yang ingin mereka sampaikan.
d.
Pengendalian
Dalam
komunikasi, audience akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis,
bertindak, mengubah pikiran, atau bersikap lemah lembut. Hal ini ditentukan
oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audience terhadap apa yang disampaikan
oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audience tergantung pada berhasil atau
tidaknya komunikator mengendalikan audiencenya saat melakukan komunikasi.
e.
Kecocokan/ Keserasian
Komunikator yang
baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan
audience sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.
Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan
yang baik kepada audience-nya.
2.1.4 Proses
Komunikasi Bisnis Dalam Perusahaan
Ada lima komponen penting untuk
diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu:
a. Pengiriman pesan ( sender atau komunikasi)
b. Pesan yang dikirimkan ( message)
c. Bagaimana pesan tersebut disampaikan ( delivery channel atau media )
d. Penerima peesan ( receiver atau komunikasi ) ; dan
e. Umpan balik ( feedback )
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun
kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain.
Sebagai berikut :
1.
Tahap Pertama : pengirim mempunyai suatu ide atau
gagasan
Sebelum
proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan
ide atau gagasan apa yang inginkan disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh dari
berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan kita.
2.
Tahap Kedua : pengirim mengubah ide menjadi suatu
pesan
Dalam suatu
proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan
sempurna., proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam pikiran, yang lalu
diubah ke dalam bentuk pesan-pesan seperti dalam bentuk kata-kata, ekpresi
wajah, dan sejenisnya, untuk kemudian dipindahkan kepada orang lain.
3.
Tahap Ketiga : penerima manerima pesan
Setelah
mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau
menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.
Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyempaikan pesan terkadang
relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya rantai
saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas
penyampaian pesan.
4.
Tahap Keempat : penerima menerima pesan
Komunikasi
antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan
suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim
sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca
dan memahami isinya.
5.
Tahap Kelima : penerima menafsirkan pesan
Setelah
penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat
menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti
dan tersampaikan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu
pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami
isi pesan sebagaimana yang dimaksudkan oleh pengirim pesan.
6.
Tahap Keenam : penerima memberi tanggapan dan mengirim
umpan balik ke pengirim
Umpan balik
( feedback) adalah penghubung akhir
dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang
memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima
pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal
terhadap pengirim pessan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka
macam, dapat berupa suatu senyuman, tertawa, sikap murung, cemberut, memberi
komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau pesan secara
tertulis.
2.2
Pengaruh Organisasi Dalam Efektivitas Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis yang baik dapat menentukan
keberhasilan suatu perusahaan. Hal ini perlu diperhatikan oleh setiap manajer
perusahaan. Tantangan seseorang manajer dimasa depan relatif akan semakin
sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan
dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa
yang dimilikinya kepadapelanggan. Disisi lain, proses manajemen adalah suatu
aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer
mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
a. Struktur
komunikasi yang buruk
Struktur
komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik buruknya komunikasi
bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan
sekalipun ditengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang
disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti
b. Penyampaian
yang lemah
Tidak menjadi
masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya
tanpa “sentuhan yang kuat:, hasilnya tidak akan dapat meyakinkan orang lain
sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan” yang sudah
tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan
respons.
c. Penggunaan
media yang salah
Perlu untuk
mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik
unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media
yang tepat.
d. Pesan
yang campur aduk
Pesan yang
campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience.
Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang
sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang
berpotensi besar pada bisnis perusahaan.
e. Salah
audience
Topik yang
dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan expektasi audience. Sebagai contoh,
misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari pemerintah dan pengusaha,
namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan
pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan
penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah kongkrit yang diambil
pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
f. Lingkungan
yang mengganggu
Lingkungan yang
mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan
tidak dapat diterima/ didengar secara optimal.
BAB III
KESIMPULAN
Komunikasi bisnis
adalah proses pertukaran pesan atau informasi yang mencangkup komunikasi verbal
dan non-verbal, yang masing-masing memiliki tujuan yang sama diantaranya
memberikan informasi, persuasi serta melakukan kolaborasi dengan audiens
sehingga mampu merealisasikan fungsi-funsgi dari komunikasi bisnis seperti
fungsi informaif, fungsi regulative, fungsi persuasive serta fungsi integratif.
Sehingga mampu menggunakan berbagai macam alat media komunikasi yang ada untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien,
sehingga tujuan penyampaian pesan dapat tercapai. Keberhasilan bisnis apapun
tergantung pada efektivitas komunikasi berdasarkan bagaimana suatu pesan atau
informasi dapat di terima dengan baik. Semakin efektif sebuah komunikasi,
semakin postitif nilai yang dihasilkan. Efektivitas sebuah komunikasi
sesungguhnya diukur dari seberapa jauh menghasilkan aksi dari audiens dan
pembaca.
Daftar Pustaka
Curtis, dan B., James J., Floyd, Jerry L. (1999). Business and Professional Communication
(Nanan, Rina, dan Yeti). Bandung: PT Remaja Rodaskarya (Orignal work published
1996)
Purwanto, Djoko. (2003).Komunikasi Bisnis.Jakarta: Penerbit Erlangga
epository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/30845/ChapterII.pdf;jsessionid=025B3209D7C84FC72211F48EF6C173C8?sequence=4
0 komentar:
Posting Komentar